Tomás Javier Blanco Antequera | Consultoría de Procesos Documentales de Nunsys nos ofrece este webinar sobre “Gestión Documental”. La gestión documental está formada por una serie de procesos y tareas dirigidas a preservar aquello que representa el testimonio de un hecho o acto realizado en el ejercicio de las funciones de cualquier entidad pública o privada.
Dichos testimonios, que demuestran las interacciones empresa/cliente/colaborador/empleado, se registran en una unidad de información a la que denominamos comúnmente “documento”, y que puede encontrarse en distintos soportes y formatos, tanto físicos como electrónicos.
Algunos ejemplos claros de documentos críticos serían: acuerdos comerciales, contratos laborales, facturas, albaranes, órdenes de trabajo, etc. El documento se encuentra omnipresente en los procesos de la empresa, forma parte de ellos. Por lo tanto, aquellas empresas o entidades que mejoren su gestión documental conseguirán, de forma directa, optimizar sus procesos e incrementar su productividad.
La transformación digital de los procesos documentales es, a día de hoy, una de las líneas de actuación donde se obtiene un mayor ROI. La tecnología nos proporciona herramientas para convertir el documento físico en digital y, lo que es mucho mejor, que se genere de forma nativa en formato digital con plena validez legal.
Pero abordar un proyecto global de mejora en materia de gestión documental, requiere entre otros los siguientes aspectos clave: la implicación de la dirección y de los responsables funcionales, tener en cuenta factores internos y externos, colaborar con partners especializados y establecer una estrategia reflejada en el mapa de ruta del proyecto.
Nuestra experiencia nos dicta elementos clave y comunes en todos los proyectos de este tipo:
1. Cumplimiento de los distintos marcos legales y normativas.
2. Garantizar la conservación, el correcto acceso y la disponibilidad a los documentos.
3. Tener en cuenta cada uno de los perfiles de personas y usuarios, y el entorno de trabajo donde realizan su función.
4. Adaptar la tecnología al proceso y no al revés.
5. Medición del impacto del ROI derivado de la transformación digital del proceso documental
a. Reducción del tiempo gestión y localización
b. Eliminación de costes de almacenamiento
c. Automatización de procesos manuales
d. Minimizar del fraude que pueda asociarse a los activos documentales.
6. Acompañamiento en la implantación de las soluciones, apoyo funcional y gestión del cambio.
En el webinar hablaremos de las distintas facetas presentes en la gestión documental, y como desde NUNSYS como socio tecnológico especializado, orientamos nuestra línea de negocio a emprender junto con nuestros clientes, proyectos de estas características.
Inscripciones aquí:
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Esta entrada Webinar Jueves, 14 de Junio: Gestión Documental se publicó por primera vez en nunsys.